事務代行をAIにまかせたい個人事業主へ｜書類づくりと毎日の発信を、ひと言で動くAI部下にたのむ
見積書をつくり、お客様への連絡を返し、SNSやブログも更新する。ひとりで仕事をしていると、本業の時間が、こうした事務や発信に少しずつ削られていきます。事務代行を人にたのむには費用も手間もかかりますし、かといって後回しにすると、仕事の機会を逃してしまいます。この記事では、AIにまかせられる事務の範囲と、失敗しないたのみ方を整理します。
AIにまかせやすい事務、人が決めたい事務
はじめに、仕事を二つに分けておくと、まかせる範囲がはっきりします。
まかせやすい仕事
- 見積書・提案書など、決まった形式の書類のたたき台づくり
- SNSの投稿文や画像の用意、決まった時間の予約投稿
- ブログの下書きと、公開の準備
- お客様からのコメントやDMへの返事の下書き
- お客様の反応や数字を、ファイルにまとめること
人が決めたい仕事
- 金額や納期など、約束にかかわる最終の判断
- 公開してよいかどうかの確認
- お客様との大切なやり取り
大切なのは、AIが用意し、人が確かめて決めるという分担です。確かめる手間が残っても、ゼロから書く時間に比べれば、ずっと軽くなります。
答えるだけのAIと、最後までやり切るAIの違い
チャットで質問に答えてくれるAIは、文章の案を出してくれますが、そこから先、つまり整えて、公開して、記録を残すところは人の仕事のままです。一方、AIエージェントは、たのまれたことを最後まで自分で進めていくAIです。やりたいことを聞き、必要なものを自分で考え、文章や画像を用意し、公開や投稿までやり切って、終わったら報告します。「事務代行をたのむ」感覚に近いのは、こちらです。
上手なたのみ方の三つのコツ
- 一回にたのむことを一つにする：「今週のSNS投稿を三つ用意して」のように、終わりが分かる形にします
- 仕事のことを最初に伝える：何を売っているか、どんなお客様か、言葉づかいの好みを話しておくと、毎回の説明が減ります
- 公開の前に確かめる：最初のうちは、必ず目を通してから出す習慣をつけます
AIKOAIの部下ロイドなら、いつもの言葉でたのめる
AIエージェントを、むずかしい設定なしで使えるようにしたのが、AIKOAIの部下ロイドです。専用のマイページのチャットに、ふだん話す言葉で書くだけで動きます。サービスページで紹介されているたのみ方には、たとえば次のようなものがあります。
- 「毎朝、ブログを1本書いて」：お店や仕事の話題で書いて、朝の決まった時間に公開します
- 「届いたDMに返事を考えて」：返事の文を用意するので、確かめて送るだけです
- 「先月のフォロワーの増え方を教えて」：数字をファイルにまとめて、次にやることも提案します
- 「予約フォームを作って」：日時とお名前を受け付けるページを用意します
書類づくりなどの事務も、パソコンでできることならまかせられる、とサービスのページに書かれています。前にたのんだことを覚えていてくれるので、たのみ直す手間も減ります。サービスの詳しい内容はサービス紹介にあります。
毎日の発信まで手が回らない方へ
事務と並んで負担になりやすいのが、発信です。ブログの続け方はAIでブログを自動作成したい方へ、SNSの投稿づくりはインスタ運用代行に頼む前にで詳しく紹介しています。事務も発信も、ひとつのチャットでたのめると、窓口が増えずにすみます。
はじめ方
最初は、いちばん時間がかかっている作業を一つだけ選び、たのんでみてください。たとえば「見積書のたたき台」や「今週の投稿文」です。結果を見て、直してほしいところを話し言葉で伝えれば、次からその内容を踏まえて動いてくれます。
仕事の場面ごとの使い方は活用シーンに、プランの内容はプランにまとめています。
まとめ
事務代行をAIにまかせるときは、用意はAI、確認と決定は人、と分担し、一回にたのむことを一つにするとうまくいきます。パソコンやAIにくわしくなくても、チャットでひと言たのむだけで書類も発信も進めたい方には、AIKOAIがおすすめです。使いはじめるには、パスポートの申請へお進みください。