注文が入るのは嬉しいことです。同時に、増えてくると管理が追いつかなくなります。慌てて発送を間違えると、せっかく喜ばれるはずだった商品が不満に変わります。ここは仕組みで防げる部分です。AIKOAIは一般社団法人AIWAYが運営しています。
慌てる原因は、情報が散らばっていること
注文の管理が苦しくなるのは、量そのものより情報が散らばっているときです。
注文はここ、支払いはあちら、発送の記録は手帳、問い合わせはメール。こうなると、確認するたびに複数の場所を行き来することになります。見落としが出るのは当然です。
AIKOAIでは、注文と在庫の状況をひとつの画面で見られる形にします。まとまっているだけで、間違いはかなり減ります。
先に決めておく四つのこと
発送する曜日。 毎日発送しようとすると、忙しい日に追われます。週に二回など決めておけば、その日にまとめて作業できます。
受けられる注文の上限。 一週間にいくつまでなら回るか。上限を決めておかないと、忙しい時期に品質が落ちます。
在庫の持ち方。 作ってから売るか、受注してから作るか。どちらでもかまいませんが、届くまでの日数が変わります。
返信にかかる日数。 「数日いただくことがあります」と正直に書くほうが信頼されます。
発送の間違いを防ぐ確認の順番
発送作業のときは、順番を固定すると間違いが減ります。
- 注文の内容を読む — 数、色、大きさ、贈り物かどうか
- 商品を並べる — 梱包する前に、注文の内容と並べて確認します
- 同封物を入れる — カード、説明書き、のし
- 宛先を確認する — 書き写しの間違いがいちばん多い場所です
- 記録する — 発送した日と控えを残します
毎回同じ順でやると、頭を使わずに正確になります。手順を変えた日に間違いが起きるものです。
間違いを減らすのは注意力ではなく、順番を固定することです。
在庫の数は、少し余裕を持って書く
ページに載せる在庫の数は、実際にあるものと合わせておく必要があります。ここがずれると、売れたのに送れないという最も避けたい事態になります。
手作業で作っているものは、材料の状態で作れる数が変わることもあります。その場合は在庫を少なめに出しておき、余裕があれば追加するほうが安全です。
「残りわずか」と書くのは、実際に少ないときだけにしてください。事実でないことを書くと、あとで必ず信頼を損ねます。
贈り物の注文は、別扱いにする
贈り物の注文は、通常の発送とは気をつける点が違います。
送り先が注文者と違う。日付の指定がある。金額の分かるものを入れてはいけない。のしやメッセージの依頼がある。この四つはどれも、間違えると取り返しがつきません。
贈り物の注文が来たら、通常の注文とは分けて置いておくのが確実です。まとめて処理する流れに混ぜないほうが安全です。
忙しい時期の乗り越え方
季節の商品を扱っている場合、注文が集中する時期があります。ここで無理をすると、品質も体も持ちません。
対処は二つです。受けられる数を先に絞っておくこと。そして届くまでの日数を、その時期だけ長めに書いておくこと。
「今の時期は発送までに一週間ほどいただきます」と書いてあれば、待つ前提で買ってくださいます。書かずに遅れるほうが、はるかに問題になります。この告知文もAIKOに頼めます。
数字を見る習慣をつける
管理の話は面倒に聞こえますが、見る数字は多くありません。
売れた数、在庫の残り、届くまでにかかった実際の日数。この三つを見ていれば、無理が出ている場所が分かります。書いている日数より実際が長くなっていれば、そこは直す時期です。
AIKOAIでは注文の状況をまとめて見られるので、この確認に時間はかかりません。
問い合わせへの返し方を決めておく
注文の管理と同じくらい負担になるのが、問い合わせへの対応です。ここも決めごとで軽くなります。
まず、よく来る質問の答えを用意しておきます。届くまでの日数、贈り物への対応、手入れの方法、在庫の状況。同じ内容を毎回考えて書くのは、想像以上に時間を取ります。
用意した文章は、そのまま送るのではなく相手に合わせて少し直すと丁寧に伝わります。この直しもAIKOに頼めます。
そして、返信にかかる日数を先に書いておくことです。「数日いただくことがあります」と書いてあれば、待っていただけます。書かずに遅れるほうが不安にさせます。
記録は、あとで自分を助ける
作業に追われていると記録は面倒に感じますが、残しておくと後で効きます。
いつ何がどれだけ売れたか。どの時期に注文が集中したか。届くまでに実際何日かかったか。どんな問い合わせが多かったか。
これが残っていると、来年の同じ時期に備えられます。在庫を多めに用意する時期、日数を長めに書く時期、休みを取れる時期が分かります。
一年目は分からないことばかりですが、記録があれば二年目からは判断が速くなります。AIKOAIでは注文の状況がまとまって残るので、振り返るときに探し回る必要がありません。
よくある質問
Q. 注文が少ないうちから決めごとが必要ですか。 A. 少ないうちに決めておくほうが楽です。増えてから直すのは大変です。
Q. 手帳で管理していますが問題ありますか。 A. 数が少なければ回りますが、情報が分かれると見落としが増えます。まとめて見られる形にしておくと安心です。
Q. 在庫を切らしてしまったときは。 A. 早めに告知して、お待たせする日数を伝えるのが最善です。文章はAIKOに頼めます。
ショップづくりの全体像はサービス紹介、立場ごとの進め方は活用シーンをご覧ください。AIKOAIは一般社団法人AIWAY（AIWAY Group）が運営しています。