商品を発送するとき、納品書を同梱するかどうかで迷う方は少なくありません。必須の書類ではない場面でも、あるとお客様に安心感を与えます。
納品書に書いておきたい項目
- 注文内容 — 商品名・数量・金額を、注文時の内容と一致させる
- 発送日と連絡先 — 問い合わせがあったときにすぐ照合できるようにしておく
- 返品・交換の窓口 — どこに連絡すればよいかを一言添えておく
すべてを手書きで用意する必要はありません。テンプレートを一度決めてしまえば、あとは注文内容を差し替えるだけで済みます。
納品書は「必ず要る書類」ではなく、「あるとやり取りが減る書類」として考えると判断しやすくなります。
同梱するかどうかの決め方
ギフト注文が多い場合は、金額が見える納品書を外して案内状だけにする、といった使い分けも有効です。同梱の有無は商品ページや注文確認メールで先に伝えておくと、届いてからの戸惑いを防げます。
書き方や使い分けに迷うときは、扱う商品と発送のスタイルをAIKOに話せば、テンプレートづくりから一緒に整理できます。
法人のお客様への領収書対応は法人のお客様から「領収書がほしい」と言われたらもあわせてご覧ください。業務の整え方はFlex AIWAYの記事でも紹介しています。AIKOAIは一般社団法人AIWAY（AIWAY Group）が運営しています。